Inledning
Under mer än 25 år som coach, konsult och utbildare inom time management har jag mött många som börjar arbetsdagen med att läsa och svara på mail eller chattmeddelanden. Därefter styrs dagens uppgifter av vad som dyker upp – och varje dag hoppas man att morgondagen ska bli lugnare. Känner du igen dig i detta?
Den goda nyheten är att det finns mycket du kan förändra för att göra dina dagar både smidigare och mer effektiva.
I den här artikeln delar jag konkreta tips om hur du kan sätta begränsade tider för e-posthantering, undvika multitasking och skapa egna månadsmål.
Jag avslutar med en personlig berättelse som visar hur små förändringar i arbetssättet kan leda till stora resultat – som 38 % färre arbetstimmar per vecka och en bättre balans mellan arbete och fritid.
Identifiera vanliga tidsfällor i dagens arbetsliv
För att förstå varför arbetsdagarna ofta känns stressiga och pressade, behöver vi börja med att identifiera de vanligaste tidsfällorna. En arbetsdag kan lätt bli en kamp mot klockan, där du ständigt springer för att hinna med allt, med förhoppningen om att nästa dag blir lugnare. Dilemmat är att det aldrig blir lugnare. Känner du igen dig?
Problemet med att vara i ett stresstillstånd är att det försämrar vår förmåga att tänka klart. Vi fastnar i ett tunnelseende, där vi bara fokuserar på det mest akuta. Resultatet? Du bockar av uppgifter på din att-göra-lista utan att hinna reflektera över om det är rätt saker du lägger din tid på. Det här är ett klassiskt moment 22: ju mer du stressar, desto mindre effektiv blir du – och desto svårare är det att bryta ekorrhjulet.
Lyckligtvis finns det åtgärder du kan ta till för att skapa en mindre stressfylld vardag. Genom att identifiera och minska dina tidsfällor får du bättre kontroll över dina arbetsdagar. Det hjälper dig att prioritera rätt, skapa översikt och bygga rutiner som ger både struktur och framförhållning.
Om du känner igen dig i detta mönster är det viktigt att ta ett steg tillbaka och fundera: Vilka tidsfällor faller du oftast i? Och varför? När du har identifierat dessa kan du börja arbeta mer strukturerat och systematiskt för att undvika dem.
Under mina år som coach och utbildare i Time Management har jag sett att tre tidsfällor är särskilt vanliga – och jag har själv erfarenhet av att hamna i dem. Dessa är: e-postberoendet, multitasking och den operativa fällan. Låt oss utforska dessa närmare.
Ett avbrott, oavsett hur litet, kan förstöra timmar av produktivt arbete.
Carl Newport, författare till Deep Work
E-postberoende – en modern tidsfälla
E-post och digital kommunikation är en självklar del av arbetslivet, men för många blir det en av de största tidsfällorna. Hur ofta händer det att du bara ska ”kolla snabbt”, och sedan upptäcker att tiden sprungit i väg utan att du ens hunnit börja på din viktigaste uppgift? E-postberoendet tar sig många uttryck, och det finns flera anledningar till att det snabbt kan sluka stora delar av arbetsdagen.
- Snabbheten: Det är så enkelt att skicka i väg och svara på meddelanden att vi fyller dagarna med digital kommunikation. Resultatet blir en ständigt växande flod av ärenden som avbryter vårt fokus.
- Vanans makt: Den ständiga uppkopplingen gör att vi fastnar i ett mönster där vi reflexmässigt öppnar inkorgen så fort en ny avisering dyker upp. E-post och chattar blir nästan som en tvångsmässig vana, och arbetstiden går åt till att hantera en ström av nya förfrågningar – många som du kanske inte ens borde vara inblandad i.
- Illusionen av produktivitet: Snabba svar känns tillfredsställande, eftersom de låter oss bocka av små uppgifter. Men under tiden skjuts större och viktigare arbetsuppgifter på framtiden. Det är inte konstigt att det som skulle vara klart idag ständigt flyttas till framtiden.
- Brist på reflektion: I jakten på att vara snabb och tillgänglig glömmer vi ofta att stanna upp och ställa oss den viktiga frågan: ”Ägnar jag min tid åt det som verkligen är viktigast just nu?”
Resultatet av detta är dagar fyllda av stress, där arbetsuppgifterna styrs av inkommande e-post i stället för planerade prioriteringar. För att bryta detta mönster behöver du sätta tydliga gränser för din e-kommunikation och börja styra din tid mer medvetet.
Boka e-posttider i kalendern
Ett effektivt sätt att ta tillbaka kontrollen över din tid är att begränsa e-kommunikationen genom att boka in fasta tider i kalendern. Se dessa som ”möten med dig själv” där du hanterar inkommande kommunikation – och inget annat. Om det känns överväldigande att börja med en längre period, kan du starta med två till tre kortare pass per dag, exempelvis 30 minuter åt gången. Prova dig fram och justera efter hand hur mycket tid du behöver.
E-post – en av de största tidsfällorna.
E-post och digital kommunikation är en självklar del av arbetslivet, men för många blir det en av de största tidsfällorna. Hur ofta händer det att du bara ska ”kolla snabbt”, och sedan upptäcker att tiden sprungit i väg utan att du ens hunnit börja på din viktigaste uppgift? E-postberoendet tar sig många uttryck, och det finns flera anledningar till att det snabbt kan sluka stora delar av arbetsdagen.
Fyra fördelar med att boka e-postmöten i kalendern:
- Mer struktur och mindre multitasking: Genom att avsätta tid för e-post slipper du bli avbruten när du fokuserar på andra uppgifter. Studier visar att multitasking gör oss mindre effektiva, trots att det ofta känns tvärtom.
- Avgränsad tid: Har du ingen start- och sluttid för e-post är risken stor att kommunikationen tar över hela din dag på bekostnad av andra viktiga arbetsuppgifter.
- Smartare prioriteringar: När du hanterar e-post/chatt under en självvald tidspress blir du mer benägen att fokusera på det viktigaste och undvika att fastna i småärenden.
- Bättre disciplin: Förbokade e-postmöten hjälper dig att lägga tid på mer krävande arbetsuppgifter vid andra tider på dagen, när du är som mest alert.
På samma sätt som e-postberoendet kan multitasking skapa stora problem. Låt oss därför titta närmare på denna fälla i nästa avsnitt.
Multitasking: Myten och dess konsekvenser
I vår uppkopplade arbetsmiljö blir vi ständigt utsatta för intryck och avbrott. Möjligheterna till kommunikation och arbetsuppgifter är obegränsade, men detta är både en välsignelse och en börda.
Hur ofta händer det att du hoppar mellan uppgifter och avbryter dig själv varje gång en notis plingar till?
Kanske klickar du för att snabbt kolla vad det handlar om, bara för att upptäcka att timmarna gått och lunchen är här – utan att du vet vad du faktiskt har hunnit åstadkomma.
Den stora myten om multitasking är att det gör oss effektiva. Men forskning visar gång på gång att multitasking i stället är kontraproduktivt.
Varje gång vi blir avbrutna och skiftar fokus från en uppgift till en annan tar det i genomsnitt 25 minuter att komma tillbaka till full koncentration.
Denna ständiga växling mellan uppgifter dränerar oss på energi och gör oss mindre produktiva över tid.
Multitasking är som att försöka jonglera med knivar – du kanske klarar det ett tag, men det är bara en tidsfråga innan du skadar dig själv.
Gary Keller, författare till The ONE Thing.
Konsekvenserna av multitasking är långtgående:
- Förlorad effektivitet: Uppgifter tar längre tid när du ständigt byter fokus.
- Onödig trötthet: Arbetsdagen känns längre och tyngre eftersom hjärnan arbetar på högvarv utan ordentlig återhämtning.
- Missade prioriteringar: Små och mindre viktiga avbrott stjäl tid från det som verkligen kräver din uppmärksamhet.
För att motverka multitasking och dess negativa effekter behöver du aktivt skapa förutsättningar för fokus och koncentration. En enkel men mycket effektiv strategi är att ta regelbundna mikropauser.
Mikropauser för ökad energi
För att vårda din energi under arbetsdagen är det viktigt att ge hjärnan en chans att återhämta sig. Regelbundna mikropauser gör dig inte bara mer produktiv, utan även piggare och mer alert när arbetsdagen är slut.
Här är några viktiga riktlinjer för att få ut mesta möjliga av dina pauser:
- Planera dina pauser: Sätt en timer och ta en paus minst var 90:e minut i 10–15 minuter. Anpassa efter vad som fungerar bäst för dig.
- Vilotid för hjärnan: För att pauserna ska ge maximal effekt måste du släppa alla arbetstankar. Undvik att scrolla på sociala medier eller prata jobb med kollegor.
- Testa olika aktiviteter: En paus kan vara en kort promenad, några enkla yogaövningar, en stunds meditation eller att njuta av din favoritmusik. Hitta vad som fungerar bäst för dig!
Med regelbundna pauser kan du arbeta effektivare och samtidigt skydda dig mot utbrändhet.
När du har tagit kontroll över de dagliga tidsfällorna, som multitasking, kan du börja tänka mer långsiktigt och arbeta strategiskt för en bättre balans.
Läs om 10 tips du kan göra när du tar mikropaus. Regelbundna pauser gör dig mer produktiv
En timme av planering kan spara tio timmars arbete.
Dale Carnegie
Sätt egna månadsmål för bättre arbetsstruktur
Känner du dig ofta överväldigad av alla uppgifter på din att-göra-lista? När varje dag fylls med uppgifter att bocka av är det lätt att tappa överblick och fokus. Risken är att du glömmer bort de verkligt viktiga arbetsuppgifterna och i stället lägger för mycket tid på mindre betydande uppgifter. Detta arbetssätt leder ofta till onödig stress, övertid och merarbete.
Ett stort problem i vår digitala arbetsmiljö är att många dokument och uppgifter är ”osynliga.” Utan en tydlig överblick kan det kännas som att du ständigt försöker komma i kapp, bara för att nya uppgifter dyker upp. Därför är det avgörande att synliggöra och strukturera dina arbetsuppgifter på ett sätt som gör det lättare att prioritera och hålla fokus.
Om du inte vet vart du är på väg, spelar det ingen roll vilken väg du tar.
Lewis Carroll, författare till Alice i Underlandet.
Månadsmål – en lösning för komplexa arbetsuppgifter
Att sätta månadsmål är ett effektivt sätt att skapa struktur och överblick, särskilt för arbetsuppgifter som inte är quick fix, utan kräver flera steg för att bli klara. Utan tydliga mål är det lätt hänt att de komplexa uppgifterna skjuts upp dag efter dag – tills tiden är knapp och stressen slår till.
Genom att bryta ner större uppgifter i mindre aktiviteter och planera arbetet över en månad skapar du både fokus och framförhållning. Tänk dig att varje månadsmål blir en karta som guidar dig genom dina viktigaste prioriteringar.
Så här kommer du igång med månadsmål
För att strukturera dina månadsmål kan du använda följande tillvägagångssätt:
- Sätt mål: Identifiera de komplexa arbetsuppgifter du behöver slutföra under de kommande fyra veckorna. Sätt ett specifikt och tydligt mål för varje uppgift.
- Planera aktiviteter: Skriv ner de aktiviteter som krävs för att nå varje mål. Tänk på att bryta ner större uppgifter i hanterbara steg.
- Bestäm deadlines: Sätt realistiska deadlines för varje aktivitet och varje mål.
- Boka arbetsmöten: Avsätt tid i din kalender varje vecka för att arbeta fokuserat med respektive månadsmål. Använd aktivitetslistan som vägledning och checklista, och undvik störmoment som e-post och chattar under dessa möten.
- Boka månadsmöten: Planera återkommande månadsmöten med dig själv. Använd dessa tillfällen för att reflektera över vad du har åstadkommit, justera målen om det behövs, och planera för nästa månad.
Fyra fördelar med att sätta månadsmål
- Tydligare fokus: Du får en klar och strukturerad översikt över dina prioriteringar.
- Effektivare prioriteringar: Du lär dig att lägga tid och energi på det som verkligen spelar roll och minimera mindre viktiga uppgifter.
- Minskad stress: Med bättre kontroll och översikt minskar känslan av att vara överväldigad.
- Bättre planering: Genom att arbeta med framförhållning blir det enklare att hålla deadlines och undvika sista minuten-lösningar.
Teorier och tips i all ära, men låt oss nu titta på ett konkret exempel som visar hur dessa strategier kan ge resultat.
I nästa del får du läsa en inspirerande historia om när jag som nybliven chef vände stress till balans – och samtidigt ökade produktiviteten med mera.
Exempel: Chefen som minimerade sina tidsfällor och sparade 20 timmar per vecka
Som ny regionchef i Helsingborg arbetade jag intensivt för att nå ekonomiska mål. När företaget växte och antalet anställda ökade, växte även mina arbetstimmar. Min nya ”normal” blev 65 timmar per vecka, och jag upplevde ständigt låg energi och bristande motivation. Till slut insåg jag att en förändring var nödvändig.
Med hjälp av en ledarskapscoach fick jag lära mig skillnaden mellan att arbeta ad hoc och målorienterat, samt insikten om att det är skillnad på att vara chef och ledare. Detta blev starten på en omvälvande förändring i mitt arbetssätt.
Min normalarbetsvecka var 65 timmar, och jag upplevde ständigt låg energi och bristande motivation.
Ulla Lilliehöök
Här är några av de viktigaste justeringarna som minimerade mina tidsfällor
- Minskade min tillgänglighet och blev tydligare med när jag var tillgänglig för mina medarbetare.
- Arbetade mer strukturerat genom att sätta tydliga mål och delmål.
- Planerade tider för arbetsuppgifter direkt i kalendern för att få bättre fokus och prioritering.
- Fokuserade på de mest avgörande arbetsuppgifterna och delegerade övriga.
- Uppmuntrade medarbetare till större självständighet, vilket ökade teamets ansvarstagande och effektivitet.
- Genomförde mer strukturerade utvecklingssamtal med regelbundna uppföljningar.
Resultatet?
Jag gick från att arbeta 65 timmar per vecka till 45. Arbetet blev roligt igen, och jag hittade en hälsosam balans mellan arbete och fritid. Dessutom ökade företagets omsättning, vi öppnade en ny filial och jag blev utsedd till den bästa ledaren inom företaget.
Sammanfattning
Den här artikeln belyser tre vanliga tidsfällor som påverkar arbetsdagens effektivitet, samt erbjudit praktiska lösningar för att hantera dem.
E-postberoendefällan:
Många lägger för mycket tid på digital kommunikation, vilket stjäl fokus från viktigare arbetsuppgifter. Lösningar innefattar att sätta fasta tider för e-posthantering, boka dessa som ”möten” i kalendern och medvetet prioritera vad som behöver besvaras.
Multitaskingfällan:
Myten om multitasking avslöjas. Studier visar att multitasking minskar produktiviteten och ökar energiförbrukningen. Lösningen är att minimera multitasking genom att arbeta fokuserat i tidsblock och ta regelbundna mikropauser.
Operativa fällan:
Att arbeta utan målstruktur leder till känslan av överväldigande och stress. Genom att sätta månatliga mål, bryta ner större uppgifter och planera arbetsmöten kan du få en bättre överblick och prioritera det som verkligen är viktigt.
Artikeln avslutas med ett inspirerande exempel som visar att små men målinriktade förändringar i arbetssättet kan ge stora resultat. Genom att minska sina tidsfällor kunde en chef sänka sin arbetstid med 20 timmar per vecka, samtidigt som företagets omsättning ökade och balansen mellan arbete och fritid återfanns.
Mer kunskap i hur minska tidsfällor?
eller företagets utvecklingsbehov!
